Een agent uit dienst nemen
Is een dossier klaar, vertrekt een klant, of gaat het werk naar een andere agent, dan neem je de agent uit dienst. Je geeft je System-agent de opdracht, en die legt het werk van de agent vast in het dossier, stopt de agent en haalt zijn toegang weg.
Wanneer je dit doet
Zodra het werk van de agent erop zit. Je System-agent neemt een agent pas uit dienst als jij het zegt, dus dat opruimen doe je zelf. Een agent die blijft staan, houdt zijn toegang tot je mail en je Drive, en neemt geheugen in op je server, en dat is niet oneindig.
Zo gaat het
- Open in de Canoniek-app het gesprek met je System-agent.
- Zeg welke agent uit dienst gaat, en of een andere agent het werk overneemt. Je System-agent legt eerst in het dossier vast wat de agent deed en wat er nog openstaat. Daarna haalt hij de agent uit de lijst van agenten die horen te draaien, en stopt hij de agent.
- Lees de melding van je System-agent. Daarin staat welke toegang van de agent is weggehaald, zoals zijn koppelingen, en welke klantspecifieke sleutels nog in je kluis staan: sleutels die alleen deze agent gebruikte, zoals een sleutel voor de software van één klant.
- Haal alleen die klantspecifieke sleutels zelf uit je kluis; een sleutel die ook andere agenten gebruiken, laat je staan. Je agenten kunnen in je kluis alleen lezen.
Goed om te weten
- Neemt een andere agent het werk over, dan krijgt die de stand van het dossier: wat vaststaat, wat is afgewezen en wat er nog openligt. Het gesprek van de vorige agent krijgt hij niet. Je System-agent past de verdeelregels in de verdeler aan, zodat de berichten over het dossier voortaan naar de nieuwe agent gaan.
- Eindigt het dossier, dan blijft nieuwe mail erover gewoon in je inbox staan, en gebeurt er niets mee tot je hem zelf aan een agent doorgeeft. Een appje over het dossier komt bij je System-agent terecht.
- Je System-agent sluit het gesprek van de agent, maar bewaart het. Het is de enige plek waar staat waarom het werk ging zoals het ging.
- De stopknop in de Canoniek-app neemt een agent niet uit dienst. Stoppen breekt alleen zijn lopende beurt af.