Een makelaarskantoor

Bij een makelaarskantoor is elke verkoop en elke aankoop een dossier. Hieronder staat hoe een kantoor zijn AI-systeem zou kunnen inrichten. Het is een voorbeeld: welke agenten jij neemt, hangt af van je eigen werk.

Wat je als makelaar met AI kunt doen

Een verkoopgesprek voorbereiden: de agent haalt de WOZ-waarde en de gegevens uit de BAG op, en maakt met de verkochte woningen die jij als referentie kiest een onderbouwde bandbreedte voor de vraagprijs.
Na het gesprek het verkoopadvies schrijven: over het huis, je kantoor, de verkoopstrategie, de markt en de vraagprijs, in de stijl van je kantoor.
De stukken voor het verkoopdossier opvragen bij de verkoper, met per stuk waar hij het vindt, en bijhouden wat er nog ontbreekt.
Elk stuk dat binnenkomt een naam geven naar wat erin staat, en het in de map van het huis zetten.
De foto's van een woning ordenen en benoemen, en een volgorde voorstellen.
Woningteksten schrijven die klinken zoals jouw kantoor schrijft.
Een brochure opmaken in de huisstijl van je kantoor.
Bezichtigingen inplannen: een verzoek wordt een afspraak in je agenda, met een bevestiging aan de kijker.
Mail van kopers en verkopers beantwoorden met een concept waarin de feiten uit het dossier staan.
Van de foto's en filmpjes van een woning een video voor social media monteren.
Contact houden met kijkers die niet kochten, bijvoorbeeld met een ander huis dat bij ze past.
Na een overeenkomst de bevestiging opstellen, en de koopovereenkomst opmaken op basis van eerdere overeenkomsten van je kantoor.
Een concept van de koopakte of de leveringsakte controleren, en je klant uitleggen wat erin staat.
De termijnen uit de getekende koopakte bewaken, zoals de ontbindende voorwaarden, de bankgarantie en de levering, met een standaardmail bij elke termijn.
Per huis bijhouden hoeveel kijkers en biedingen er zijn, in één overzicht.
Facturen opmaken in je boekhoudpakket.

Je begint met een paar van deze taken, en de rest komt erbij terwijl je met je agenten werkt.

De agenten

Een makelaarskantoor zou bijvoorbeeld deze agenten kunnen inrichten:

Een sales-agent, voor elke nieuwe aanvraag, tot de verkoper de opdracht tekent.
Een verkoopagent per verkoop, van de getekende opdracht tot de koopakte.
Een aankoopagent per koper, van de opdracht tot aankoop tot de koopakte.
Een nazorg-agent, voor alles na de koopakte.
Een copy-agent, die de woningteksten en de advertenties voor alle huizen schrijft.

De verkoopagent en de aankoopagent werken elk voor één dossier; de andere drie zijn vaste agenten die voor alle dossiers werken. Hoe je dat voor je eigen werk afweegt, staat in Welke agenten je kiest.

Tot de opdracht getekend is

Elke nieuwe aanvraag ligt bij de sales-agent. Hij bereidt het verkoopgesprek voor, schrijft daarna het verkoopadvies en onderbouwt de bandbreedte voor de vraagprijs. Komen er veel aanvragen tegelijk binnen, dan kan het kantoor een tweede sales-agent naast de eerste zetten, zodat er meer aanvragen tegelijk lopen. De System-agent zet dan in de verdeler welke aanvraag naar welke sales-agent gaat.

Een verkoop

Tekent de verkoper de opdracht, dan laat de makelaar zijn System-agent een verkoopagent voor dat huis opzetten, met het adres in zijn naam, zoals Verkoopproject: Lindenlaan 12-2. Zo is bij elk bericht te zien om welk huis het gaat. De makelaar geeft er het mailadres van de verkoper bij en de schrijfwijzen van het adres, zoals 12-2 en 12-II, en de System-agent zet die als regels in de verdeler. Mail van de verkoper herkent de verdeler dan aan de afzender, en het bericht van een koper die het huis op Funda zag aan het adres in de tekst. Staat het adres er niet in, dan blijft de mail in de inbox van de makelaar staan. Meestal zegt hij dan tegen de verkoopagent: "Kun je de mail van de verkoper van vanochtend oppakken? Die is voor jou."

Het kantoor had al per verkoop één map op OneDrive, en het AI-systeem werkt in die mappen zoals ze zijn.

De verkoopagent kan op den duur onder meer dit doen. Hij begint met een deel ervan, en de rest komt erbij terwijl de makelaar met hem werkt.

Hij maakt het dossier compleet: hij stelt de lijst op van de stukken die bij dit huis nodig zijn, zet de mail aan de verkoper als concept klaar met per stuk waar die het vindt, geeft elk stuk dat binnenkomt een naam naar wat erin staat, en vraagt op wat er nog mist.
De makelaar neemt zijn gesprekken met de verkoper op met Plaud, en de agent verwerkt de transcripten in het dossier.
Hij stelt een keuze en een volgorde van de foto's voor. Een bezichtiging plant hij pas na het akkoord van de makelaar, en dan zet hij de afspraak in de agenda.
De woningtekst laat hij schrijven door de copy-agent, zonder dat het dossier overgaat.

Zo ontstaan ook de skills. De makelaar geeft de verkoopagent bijvoorbeeld twintig koopovereenkomsten van eerdere verkopen, en vraagt hem er een op te stellen voor dit huis. Zo ziet de agent wat er in een koopovereenkomst van dit kantoor staat; met honderd ziet hij nog meer, en kan hij er een set regels van maken. Is de makelaar tevreden over het resultaat, dan laat hij er een skill van maken, en die gebruikt de verkoopagent van elk volgend huis. Die skill blijft van het kantoor: wij nemen hem niet op in de blauwdruk, en hij komt bij geen andere makelaar terecht.

Een aankoop

Bij een aankoop zoekt de makelaar voor zijn klant naar woningen, bezichtigt ze met hem en hoort wat hij ervan vindt. Wil de koper bieden, dan helpt de makelaar bij het bod, en wordt het bod geaccepteerd, dan begeleidt hij de aankoop. Een koper krijgt een eigen aankoopagent zodra hij het kantoor de opdracht tot aankoop geeft, dus voordat er een huis is; de agent heet daarom naar de koper, zoals Aankoop: familie Jansen. Die agent houdt het zoeken bij: welke woningen passen, welke bezichtigingen er zijn en wat de koper ervan vond. Bij een bod zet hij het voorstel voor de makelaar klaar, en na een geaccepteerd bod begeleidt hij de aankoop tot de koopakte.

Na de koopakte

Na de koopakte gaat het dossier naar de nazorg-agent, en de mail erover ook. De makelaar geeft zijn System-agent dan de opdracht om de verkoopagent of de aankoopagent uit dienst te nemen; vanzelf gebeurt dat niet.

De nazorg-agent haalt de termijnen uit de getekende koopakte, zoals de ontbindende voorwaarden, de bankgarantie en de levering. Een verkeerd gelezen datum kan geld kosten, dus legt hij de makelaar elke datum één keer voor, met de zin uit de akte waarin die datum staat. Daarna zet hij de datums in de agenda. Elke ochtend, bijvoorbeeld om negen uur, zet een kloktaak hem aan het werk: hij loopt de termijnen van al zijn dossiers na, en staat er een termijn op het punt te verlopen, dan zet hij de standaardmail die erbij hoort als concept klaar, en krijgt de makelaar daar een melding van. Verder legt de nazorg-agent de concept-leveringsakte naast de koopakte.

De nazorg-agent houdt ook het contact met de kopers en de relatie met de klant. Na de koopakte blijft een klant in de nazorg, ook als hij later met iets nieuws komt, zoals een vraag naar een schilder. Zijn mail en appjes gaan dan naar de nazorg-agent, en er komt geen nieuw dossier en geen nieuwe agent voor hem. Gaat hij opnieuw een huis kopen of verkopen, dan gaat hij van de nazorg naar de sales-agent. Een nieuw dossier, met een eigen agent, komt er pas bij een nieuwe verkoop of aankoop, en alleen als de makelaar erom vraagt.

De teksten

De copy-agent is een functie-agent: hij schrijft de woningteksten en de advertenties voor elk huis, vanuit eerdere teksten van het kantoor en met de foto's van het huis erbij. Schrijven in de stem van het kantoor vraagt veel eigen voorbeelden en veel feedback, en met één agent voor alle teksten komt die feedback op één plek. Een correctie wordt pas een vaste regel als de makelaar dat erbij zegt; zie Een regel laten vastleggen.

Waarom deze indeling

Een eigen agent per verkoop of aankoop past hier, omdat er per dossier veel stukken en partijen samenkomen: een agent die alleen voor dat dossier werkt, weet bij elke mail wat er speelt. Het werk van de sales-agent, de nazorg-agent en de copy-agent komt bij elk dossier op dezelfde manier terug, en daar volstaat één vaste agent voor alle dossiers. Elke agent neemt geheugen in op de server; daarom neemt de makelaar een verkoopagent of aankoopagent uit dienst zodra het dossier naar de nazorg gaat.