Een agent zijn eerste taken geven
Heeft je System-agent een nieuwe agent voor je opgezet, dan vertel je die agent in je eerste gesprek wie de klant is, en geef je hem zijn eerste taken. Uit dat werk ontstaan daarna zijn skills en koppelingen.
Zo gaat het
- Open in de Canoniek-app het gesprek met de nieuwe agent. De agent heeft dan als eerste zijn administratie aangelegd: hij heeft de map van het dossier doorgelopen en opgeschreven wat er al ligt, met de bron erbij. Ook heeft hij gekeken wat andere agenten al voor het dossier deden, bij een verkoopproject bijvoorbeeld het verkoopadvies van de sales-agent. Daardoor vraagt hij je alleen wat nog niet in het dossier staat.
- Vertel hem wie de klant is, en alles wat je over hem weet: hoe meer context, hoe beter de agent zijn werk doet. Bijvoorbeeld:
"De verkoper is een meneer van een jaar of tachtig, die veel uitleg nodig heeft. Ik verwacht dat hij vaak gaat bellen, en het is belangrijk dat hij snel antwoord krijgt."
Of, bij een webbureau:"Deze klant ken ik al lang. Piet is mijn contactpersoon, en met hem kan ik altijd snel schakelen; met de administratie gaat het soms wat stroever. We gaan zien wat er binnenkomt, en ik loods je erdoorheen."
De agent zet dat in zijn administratie, bij zijn missie. Wat hij daarna maakt, zie jij eerst: er gaat niets naar buiten voordat jij het gezien hebt. - Bespreek met de agent welke use cases uit je intake bij hem horen. Van elke taak die je ons voor de intake mailde, maakten wij een use case, en elke nieuwe agent kan die lijst lezen. De agent stelt voor welke bij zijn werk passen, en jij beslist. De use cases die jij kiest, zet hij als wensenlijst in zijn administratie.
- Vraag welke skills er voor dat werk al zijn. Die gebruikt de agent zodra hij die taak voor je doet. Bij je tweede verkoopproject of je tweede website zijn dat de skills van het eerste.
- Noem de taken die je nu met de hand in je tools doet, zoals het inplannen van design en development in Asana bij een webbureau, het verwerken van bezichtigingen in Realworks bij een makelaar, of afspraken in je agenda, en vraag of de agent ze kan overnemen. De agent zoekt per taak uit welke koppeling daarvoor bestaat, van de leverancier of van iemand anders, en meldt in twee zinnen per taak wat er is en wat het kost. Is er geen koppeling, dan zegt hij dat, en beslis jij wat er dan gebeurt. Vraagt een taak om een koppeling, dan gaat het naar je System-agent: die laat hem bouwen, met jouw akkoord, legt vast wat er gebouwd is en meldt de agent wat hij ermee kan.
- Geef de agent zijn eerste echte taak: een stuk werk dat er nu ligt. Dan kun je meteen op echte uitkomsten bijsturen.
- Kijk het resultaat na en stuur bij tot het goed is.
- Ben je tevreden over het resultaat, vraag de agent dan een skill te maken van het hele proces: hoe hij het werk deed, met jouw correcties erin. De volgende keer pakt hij of een andere agent die skill er zelf bij.
Lees na wat een agent voor zichzelf vastlegt, zoals zijn missie of een skill, voordat je akkoord geeft; daar heb je later veel profijt van. Er staat altijd wel iets in dat duidelijker kan.
Goed om te weten
- Daarna geef je de agent het werk dat binnenkomt, en doen jullie het samen: hij zet het klaar, en jij kijkt het na. Hij stelt zelf voor wat hij nog meer voor je kan doen, ook van je wensenlijst. Zo groeien zijn skills met het echte werk.
- Wat de agent maakt, zoals een document of een offerte, zet hij in de map van de klant waar je dat soort stukken bewaart, en hij geeft je een link naar die map, bij Google Drive ook naar het document zelf. Naar buiten gaat het met een mail die hij als concept in je mailbox zet, met zijn werk als bijlage, of met een appje dat hij in een kopieerbaar blok in het gesprek zet. Jij verstuurt.