Welke agenten je kiest
Welke agenten je nodig hebt, volgt uit hoe je werk loopt. Je bepaalt wat bij jou een dossier is, en stelt per soort werk de vraag: zijn het eenmalige opdrachten voor veel klanten, of vaste klanten voor wie je het hele jaar door werkt? Dat bespreek je met ons in de intake; daar komen de ideeën voor je agenten uit. Je eerste agent zet je op voor een stuk werk dat er dan ligt.
Wat bij jou een dossier is
Dat hangt af van je werk. Bij een makelaarskantoor is elk verkoop- of aankooptraject een dossier. Bij een performance marketeer, die elke maand advertenties draait voor klanten die blijven, is een klant een dossier. Heeft het werk voor een klant steeds een eigen begin en einde, dan is dat werk het dossier, en blijft de relatie met de klant daarnaast bestaan.
Kijk daarbij eerst op je Drive, want daar zie je wat je nu al als één geheel behandelt. Staat er per dossier al één map, dan werkt je AI-systeem in de mappen die er al zijn; welke mappen een dossier heeft, spreek je bij de start af, het liefst voor elke klant dezelfde.
Eén agent per dossier
Een dossier ligt op elk moment bij één agent: de agent die de stand ervan bijhoudt. Het mag naar een andere agent overgaan, maar nooit bij twee agenten tegelijk liggen, want twee agenten die dezelfde stand bijhouden, overschrijven elkaars werk zonder dat iemand het merkt. Meekijken in elkaars werk mogen je agenten wel.
Eenmalige opdrachten of vaste klanten?
Een makelaar verkoopt een huis: hij maakt een offerte, de verkoper zegt ja, het huis wordt verkocht, en dan is het klaar. Een websiteproject eindigt bij de oplevering. Dat zijn eenmalige opdrachten, voor veel klanten. Na afloop is de agent die het werk deed niet meer nodig, en neemt je System-agent hem op jouw opdracht uit dienst. Dat opruimen doe je zelf: elke agent neemt geheugen in op je server, en dat is niet oneindig, en een agent die blijft staan, houdt zijn toegang tot je mail en je Drive.
Een performance marketeer draait elke maand advertenties voor klanten die blijven. Zo'n vaste klant kun je een vaste agent geven, zolang hij klant blijft.
Gaat het werk op een vast moment over?
Gaat het werk over naar een andere agent, bijvoorbeeld bij een getekende opdracht of een oplevering, dan hoort dat moment bij je keuze, en je System-agent schrijft het op. Gaat het dossier over, dan krijgt de nieuwe agent de stand ervan: wat vaststaat, wat is afgewezen en wat er nog openligt, maar niet het gesprek van de vorige agent. Vanaf dan krijgt hij ook de berichten over het dossier. Zonder vast moment ligt het dossier bij twee agenten tegelijk, of komen de berichten bij een agent die er niet meer is.
Let er bij zo'n overgang op dat je System-agent de verdeler aanpast. Stuurt de verdeler de berichten over het dossier nog naar de sales-agent in plaats van naar de nieuwe klantagent, dan komt het werk bij de verkeerde agent terecht.
Drie soorten agenten
Naast de vier vaste agenten die in elk Canoniek AI-systeem werken, kies je je eigen agenten. Uit je antwoord volgt welke soort bij een soort werk past.
- Klantagent: één agent voor één dossier, zolang het dossier loopt of de klant blijft. Voor die klant doet hij met allerlei skills veel verschillende taken. Zijn kennis gaat over dat ene dossier, en een fout blijft daarbinnen.
- Fase-agent: één agent die alle dossiers in één fase heeft, zoals sales of nazorg. Hij past bij veel dossiers met weinig werk dat steeds hetzelfde is. Een eigen agent per dossier kost dan meer dan het werk zelf: elke agent moet worden opgezet en weer uit dienst genomen, en neemt geheugen in op je server.
- Functie-agent: één agent voor één functie, over al je dossiers heen, zoals finance, HR, of de teksten die bij elk dossier terugkomen, zoals de woningteksten en advertenties van een makelaar. Omdat hij die functie voor al je klanten doet, krijgt hij alle voorbeelden en alle feedback op dat werk: hij leert snel, en wat hij bij de ene klant leert, past hij toe bij de andere. Hij neemt nooit een dossier over.
Een mix is normaal: je kiest per soort werk, zoals verkoop tegenover aankoop, of vaste klanten tegenover losse projecten. Zo leest elke agent alleen wat bij zijn werk hoort, en blijft een fout binnen één dossier; een agent voor al je werk leest bij elke taak dingen die er niet over gaan, en wordt daar vager van.
Zo werk je met meerdere agenten
Een agent doet er even over om een taak uit te voeren. In de praktijk wissel je daarom tussen je agenten: je geeft de eerste een opdracht, en terwijl hij aan het werk is, geef je de tweede een opdracht, en daarna de derde. Dan ga je terug naar de eerste, kijkt wat hij gedaan heeft en stuurt bij. Zo werk je op een dag meerdere dingen tegelijk uit, en ook daarom heb je verschillende agenten.
Hoe het uitpakt
Eenmalige opdrachten, waarbij het dossier op een vast moment naar een andere agent gaat, zoals bij een makelaarskantoor en een webbureau, kunnen uitkomen op een vaste agent voor het begin en een voor het eind, met daartussen een tijdelijke klantagent per opdracht. Vaste klanten, zoals bij een performance marketeer, kunnen uitkomen op een vaste klantagent per klant. Een voorbeeld van een functie-agent naast je dossiers staat in Een functie-agent, zoals finance of HR.