Een functie-agent, zoals finance of HR

Naast de agenten voor je klanten en projecten kun je een agent een functie laten vervullen, zoals finance of HR. Het kan ook iets anders zijn, bijvoorbeeld je kantoorautomatisering. Zo'n agent werkt over al je dossiers heen en neemt er nooit een over. Hieronder staan finance en HR als voorbeeld.

Wat een functie-agent voor je kan doen

Bijhouden wat er gefactureerd moet worden en wat er nog openstaat.
Facturen en herinneringen als concept klaarzetten, en de betalingen volgen.
De boekhouding bijhouden in je boekhoudpakket.
Aan het eind van de maand nagaan of alle uren en taken goed zijn geadministreerd.
De vakantiedagen en het personeelsbestand bijhouden.
Vacatures maken, en de sollicitaties bijhouden die binnenkomen.

De agenten

De finance-agent houdt bij wat er gefactureerd moet worden en wat er nog openstaat. Hij zet facturen en herinneringen als concept klaar, volgt de betalingen en houdt de boekhouding bij.
De HR-agent houdt de vakantiedagen en het personeelsbestand bij, en maakt de vacatures.

Je zet zo'n agent erbij zoals elke andere agent, met een opdracht aan je System-agent; zie Een nieuwe agent laten opzetten. Hoe je hem combineert met de agenten voor je dossiers, lees je in Welke agenten je kiest.

Hoe de post bij ze komt

De verdeler kan een mail herkennen aan de afzender, of aan wat het is, zoals een factuur of een sollicitatie. Een verdeelregel kan dus op de afzender gaan of op het soort mail. Wil je dat facturen van leveranciers bij de finance-agent komen en sollicitaties bij de HR-agent, vertel je System-agent dat dan; hij zet het als regel in de verdeler.

Wie in je boekhouding werkt

Elke agent krijgt alleen de koppelingen die hij nodig heeft. Geef je de koppeling met je boekhoudpakket alleen aan de finance-agent, dan werkt alleen hij in je boekhouding; je andere agenten hebben dat gereedschap niet.

Waar een factuur hoort

Bij een factuur kun je kiezen. Je laat hem bij de agent die het dossier afrondt, of je legt de facturen van al je klanten bij de finance-agent.

Een webbureau zou de facturen en de boekhouding van alle klanten bij de finance-agent kunnen leggen, zodat alles wat openstaat in één overzicht staat. Het bureau wil daarbij een controle aan het eind van de maand. De finance-agent kijkt dan alle taken in de planningstool van het bureau na, bijvoorbeeld Asana: staan er uren of een factuur tegenover, en is dat goed geadministreerd? Wat ontbreekt, zet hij in een overzicht voor de eigenaar van het bureau.

Bij een makelaarskantoor hoort de factuur van een verkoop bij het afronden van dat ene dossier. Het kantoor maakt hem zelf in Realworks, en de nazorg-agent zoekt hem daar op. Wil het kantoor een maandoverzicht van alle aan- en verkopen, dan past dat bij een finance-agent, want zo'n overzicht gaat over alle dossiers tegelijk.

Waarom een eigen agent

Dit werk gaat over al je klanten tegelijk: wie bijhoudt welke facturen er openstaan, werkt voor alle klanten. De agent van een klant mag in dat werk kijken, maar hij werkt voor die ene klant. Werk dat niet bij één klant hoort, krijgt daarom een eigen agent. Elk dossier blijft bij de agent die het had, zodat een dossier op elk moment bij één agent ligt.