Handleiding › Dagelijks werk

Een gewone werkdag

Je agenten werken op je server, ook als je laptop dicht is. Een deel van hun werk komt vanzelf binnen, een deel geef je ze zelf. Wat ze maken, zetten ze voor je klaar; jij leest het na, stuurt bij en verstuurt wat naar buiten gaat.

Wat al klaarstaat voordat je iets vraagt

De verdeler geeft elke agent een kopie van de mail, de appjes en de transcripten van Plaud die bij zijn werk horen. Welke berichten dat zijn, heb je je System-agent verteld, en hij heeft die regels in de verdeler gezet; zonder regels verdeelt de verdeler niets. Alles blijft staan waar het binnenkwam, in je inbox en in WhatsApp, zoals nu.

De agent gaat met zijn kopie aan de slag. Wat hij maakt, zoals een document of een offerte, zet hij in de map van de klant waar jij dat soort stukken altijd bewaart, zoals de map met offertes; zijn eigen administratie houdt hij apart bij, in de map _ai-state. Welke map waarvoor is, spreek je bij de start af, in de skill Waar je gegevens staan. In zijn gesprek in de Canoniek-app zegt de agent wat er klaarstaat, met een link naar de map, en bij Google Drive ook een link naar het document zelf. Staat er een concept klaar of heeft een agent een vraag, dan krijg je een pushmelding van de Canoniek-app op je telefoon.

Een kandidaat-koper mailt een makelaar met een vraag over de bezichtiging van donderdag. De verdeler herkent het adres van het huis in de mail, en geeft de agent van dat verkooptraject een kopie. Die agent zet een antwoord als concept in de mailbox van de makelaar, voordat de makelaar er iets over heeft gevraagd. Een uur later mailt de verkoper de splitsingsakte. De agent geeft de bijlage een naam naar wat erin staat, zet hem in de map van het huis, en werkt de lijst bij van de stukken die er voor dit huis nog moeten komen.

Zelf een bericht doorgeven

Niet alles hoeft in de verdeler. Mailt iemand die je verdeler niet kent, zoals iemand van de administratie van een klant, of zie je een appje waar iets mee moet, geef het dan zelf door aan de agent die erover gaat. Bijvoorbeeld: "Kun je de mail van Piet van vanochtend oppakken? Die is voor jou." De agent zoekt het bericht op in je mailbox of in WhatsApp, en gaat ermee aan de slag. In de praktijk doe je dit vaak, ook als je wilt dat een agent iets met een bericht doet dat al bij hem binnenkwam.

Onderweg en op kantoor

Onderweg naar kantoor opent de makelaar de agent van het verkooptraject op zijn telefoon, en vraagt wat er voor dat huis nog openstaat. De agent meldt dat het antwoord aan de kandidaat-koper als concept klaarstaat, en dat het meerjarenonderhoudsplan van de VvE en de vragenlijst van de verkoper nog ontbreken. Op kantoor leest de makelaar het concept op zijn laptop, maakt de aanhef persoonlijker en verstuurt het. Hij typt "verstuurd", en de agent legt in het dossier vast dat het antwoord weg is.

De Canoniek-app werkt op je telefoon en je laptop hetzelfde: je vraagt een agent hoe iets ervoor staat, of je geeft hem een opdracht, getypt of ingesproken. Een agent is even bezig met een opdracht: intussen geef je een andere agent een opdracht, en daarna kijk je bij de eerste wat hij gedaan heeft. Zo werk je meerdere dingen tegelijk uit; zie Welke agenten je kiest. Een concept voor een mail staat in je mailbox, met het werk van de agent als bijlage als het meegaat. Een appje zet de agent in een kopieerbaar blok in het gesprek, en dat plak je zelf in WhatsApp.

Gesprekken die je opneemt

Neem je een gesprek op met Plaud, dan krijgt de agent van het dossier het transcript, als de verdeler herkent waar het gesprek over ging. Hij haalt er de besluiten, de taken en de open vragen uit, en gaat met de taken aan de slag. Wil je dat hij met één bepaalde taak uit het gesprek begint, zeg dat er dan bij. Of iets een besluit was, vraagt hij jou, want alleen jij weet of je het meende of hardop dacht.

Niet elk transcript wordt herkend. Vraag na een gesprek daarom gerust aan de agent van het dossier: "Haal het laatste transcript op en verwerk het."

Wat bij jou blijft

Een agent verstuurt niets naar buiten; hoe je een concept nakijkt en verstuurt, staat in Een concept nalezen en versturen. Over aanpassingen aan je core, geld, je tijd en je klanten vraagt een agent het jou eerst, en al het andere doet hij zelf. Is een stuk echt belangrijk, vraag de agent dan het eerst door Fable te laten tegenlezen. En zie je een agent dingen doen die volgens jou niet kloppen, bijvoorbeeld in zijn redenering, dan stop je hem en zeg je wat er anders moet.