Handleiding › Zo werkt het

Hoe de verdeler je berichten verdeelt

De verdeler geeft elke agent een kopie van de mail, de appjes en de transcripten die bij zijn werk horen. Welke berichten dat zijn, vertel je je System-agent. Die voert de regels in de verdeler in, en de verdeler voert ze uit.

Alles blijft staan waar het binnenkwam

Je mail blijft in je mailbox, je appjes blijven in WhatsApp en je transcripten in Plaud, zoals nu. De agent krijgt een kopie van het hele bericht, zonder samenvatting. Een bericht dat de verdeler niet herkent, blijft gewoon in je inbox, in WhatsApp of in Plaud staan. Moet een agent ermee aan de slag, geef het hem dan zelf door, bijvoorbeeld: "Kun je de mail van Piet oppakken? Die is voor jou."

De regels

Zonder regels verdeelt de verdeler niets, en daar komt geen foutmelding van. Je geeft de regels aan je System-agent als je een agent laat opzetten, en je vult ze aan als er een afzender of een soort post bij komt. Een regel koppelt een agent aan:

• een afzender: een mailadres, een heel domein of een telefoonnummer;
• iets in de inhoud: zoals het adres van een huis. Reageert een kandidaat-koper op Funda op dat huis, dan herkent de verdeler het adres en geeft hij het bericht aan de agent van de verkoper, ook als niemand die koper vooraf kent;
• een soort post: zoals facturen van leveranciers voor een finance-agent, of sollicitaties voor een HR-agent.

Waaraan de verdeler een bericht herkent

Bij mail kijkt de verdeler eerst of de mail in een thread zit die al bij een dossier hoort, dan naar de afzender en wie er in de kopie staat, en pas daarna naar de inhoud. Stuur je zelf een mail door, dan telt de oorspronkelijke afzender. Mail van een collega gaat alleen door als de naam van een dossier erin staat. Spam, reclame, nieuwsbrieven en automatische antwoorden laat de verdeler liggen. Bijlagen zet je server in de map van het dossier op je Drive.

Een appje herkent de verdeler aan het telefoonnummer van de afzender. Een appje van minder dan zes tekens gaat niet door, en ook geen appje met alleen ja, nee, ok of een duimpje; een foto of een document wel. Een appje van een collega gaat alleen door als de naam van een dossier erin staat. Je AI-systeem is aan je WhatsApp gekoppeld als extra apparaat, zoals WhatsApp op een laptop. Moet WhatsApp opnieuw gekoppeld worden, dan maakt je server een koppelcode aan. Die voer je op je telefoon in, in WhatsApp onder Instellingen, Gekoppelde apparaten, Apparaat koppelen, Koppelen met telefoonnummer; je System-agent praat je erdoorheen. Doe dat meteen: tot de koppeling er weer is, komen er geen nieuwe appjes bij je agenten.

Een transcript herkent de verdeler aan waar het gesprek over ging. Neem je op met de recorder, open dan daarna de Plaud-app op je telefoon, zodat de recorder het gesprek overzet en Plaud het uitschrijft. De agent van het dossier zet het transcript in de map van dat dossier. Wat hij eruit als besluit wil vastleggen, legt hij je eerst voor. Niet elk transcript wordt herkend; vraag dan na het gesprek de agent van het dossier: "Haal het laatste transcript op en verwerk het."

Waar je op let bij je regels

• Laat de verdeler een dossier herkennen aan iets wat maar één dossier aanwijst, zoals een adres met huisnummer. Op een los woord gaat het mis: een klantnaam die ook een gewoon werkwoord is, haalt interne mail waarin dat werkwoord staat bij de agent van die klant binnen, en die agent gaat ermee aan de slag.
• Een afzender die over meer dossiers mailt, zoals een notaris of een taxateur, laat je herkennen aan het adres van het huis in zijn bericht; zo komt elk bericht bij de agent van dat dossier.

Waar de verdeler voor je mail draait

Het deel van de verdeler dat je mail verdeelt, draait bij ons, met een klein en goedkoop taalmodel van een andere leverancier dan dat van je agenten. Een kopie van je mail wacht daar tot je server hem ophaalt. Je server doet dat elke minuut, en pas als de agent de kopie heeft, haalt de verdeler hem weg. Zo mist geen agent een mail als je server herstart of een dag stilligt: de kopie wacht tot je server weer draait. Wat wij daarbij kunnen zien, staat in Wanneer wij meekijken en herstellen.

Wat de agent met de kopie doet

Met de kopie gaat de agent aan het werk: hij maakt wat erbij hoort, zoals een document, een offerte of een afspraak in je agenda. Wat naar buiten gaat, zet hij als concept klaar, met zijn werk als bijlage, en jij verstuurt het. Vraagt een koper bijvoorbeeld "stuur de koopovereenkomst maar meteen naar mijn notaris", dan zet de agent een concept voor de notaris klaar, met de koopovereenkomst als bijlage; versturen doe jij.